Wat is geheimhouding
Geheimhouding is een belangrijk aspect van het werk van de ondernemingsraad (OR). Het betekent dat bepaalde informatie die de OR ontvangt, niet gedeeld mag worden met anderen. Dit kan gaan om gevoelige bedrijfsinformatie of vertrouwelijke personeelsgegevens. De verplichting tot geheimhouding zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie veilig blijft en niet in verkeerde handen terechtkomt.
Waarom is het belangrijk om bepaalde informatie niet te delen?
Geheimhouding is cruciaal om het vertrouwen tussen de bestuurder en de OR te behouden. De bestuurder moet er zeker van kunnen zijn dat gevoelige informatie die zij deelt met de OR, niet openbaar wordt gemaakt. Dit vertrouwen is essentieel voor een goede samenwerking en open communicatie. Bovendien beschermt geheimhouding de privacy van werknemers en de strategische belangen van het bedrijf.
Geheimhouding gaat om vertrouwelijke informatie
Niet alle informatie die de OR ontvangt valt automatisch onder geheimhouding. Het gaat specifiek om informatie waarvan de bestuurder aangeeft dat deze vertrouwelijk is. Dit kan onder andere zijn:
- Financiële gegevens die nog niet openbaar zijn
- Strategische plannen zoals fusies of overnames
- Personeelsinformatie, zoals gegevens over ziekteverzuim of beoordelingen
- Bedrijfsgeheimen, zoals nieuwe producten of technologieën
Het is belangrijk dat de bestuurder duidelijk aangeeft welke informatie vertrouwelijk is en waarom.
Verplichting tot geheim houden voor leden van de OR
De verplichting tot geheimhouding geldt voor alle leden van de OR. Dit betekent dat zij de vertrouwelijke informatie niet mogen delen met anderen binnen of buiten het bedrijf, tenzij de bestuurder hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. Deze verplichting blijft ook gelden na afloop van het lidmaatschap van de OR.
Wat te doen bij schending van geheimhouding
Het schenden van de geheimhoudingsplicht kan ernstige gevolgen hebben. Het kan leiden tot verlies van vertrouwen tussen de bestuurder en de OR, en kan zelfs juridische consequenties hebben. Als een OR-lid per ongeluk vertrouwelijke informatie deelt, is het belangrijk om dit direct te melden aan de OR-voorzitter en de bestuurder. Samen kunnen zij dan de schade proberen te beperken.
Tips hoe je hier het beste mee om kunt gaan
Om goed om te gaan met geheimhouding, is het belangrijk dat de OR duidelijke afspraken maakt met de bestuurder. Hier zijn enkele tips:
- Duidelijke afspraken maken: Zorg ervoor dat de bestuurder bij het verstrekken van informatie duidelijk aangeeft welke informatie vertrouwelijk is.
- Bewustzijn creëren: Informeer alle OR-leden over de geheimhoudingsplicht en de consequenties van schending.
- Veilige opslag: Bewaar vertrouwelijke documenten op een veilige plek en zorg ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben.
- Interne communicatie: Bespreek vertrouwelijke informatie alleen tijdens OR-vergaderingen en niet in openbare ruimtes of via onveilige communicatiemiddelen.
Voorbeelden in de praktijk
Een goed voorbeeld van geheimhouding in de praktijk is een OR die op de hoogte wordt gebracht van een aanstaande overname. De bestuurder deelt deze informatie vertrouwelijk om te voorkomen dat het nieuws voortijdig naar buiten komt en de overname in gevaar brengt. De OR-leden respecteren de geheimhoudingsplicht en bespreken de informatie alleen tijdens besloten vergaderingen.
Een ander voorbeeld is wanneer de OR vertrouwelijke personeelsgegevens ontvangt om een advies uit te brengen over een reorganisatie. De OR zorgt ervoor dat deze informatie niet wordt gedeeld buiten de OR-vergaderingen en bewaart de documenten op een veilige plaats.
Conclusie
Geheimhouding is een essentieel onderdeel van de werkzaamheden van de ondernemingsraad. Het waarborgt het vertrouwen tussen de OR en de bestuurder en beschermt zowel de privacy van werknemers als de strategische belangen van het bedrijf. Door duidelijke afspraken te maken, bewustzijn te creëren en vertrouwelijke informatie veilig te bewaren, kan de OR effectief omgaan met geheimhouding en bijdragen aan een goede samenwerking binnen de organisatie.
