Privacyverklaring

HET Ambtelijk Secretariaat hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ondersteuningbackoffice.nl houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  – Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn
    beschreven in dit Privacy policy;

  – Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  – Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  – Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  – Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  – Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HET Ambtelijk Secretariaat zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door HET Ambtelijk Secretariaat verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  – Administratieve doeleinde;

  – Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

  – Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  – De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HET Ambtelijk Secretariaat de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  – Voornaam;

  – Tussenvoegsel;

  – Achternaam;

  – (Zakelijk) Telefoonnummer;

  – (Zakelijk) E-mailadres;

  – Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door HET Ambtelijk Secretariaat opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  – Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door HET Ambtelijk Secretariaat verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  – Administratieve doeleinde;

  – Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  – De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HET Ambtelijk Secretariaat de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  – Naam;

  – Adres;

  – Woonplaats;

  – Telefoonnummer;

  – E-mailadres;

  – Geslacht;

  – Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door HET Ambtelijk Secretariaat opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  – Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

We verhuren, verkopen of delen informatie van Gebruikers niet met derden, behalve zoals wordt beschreven in dit Privacybeleid.

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door HET Ambtelijk Secretariaat verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

– Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Ondersteuningbackoffice.nl de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;

– Tussenvoegsel;

– Achternaam;

– Telefoonnummer;

– E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HET Ambtelijk Secretariaat opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

– Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Persoonsgegevens van medewerkers worden door HET Ambtelijk Secretariaat verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

– De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HET Ambtelijk Secretariaat de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;

– Tussenvoegsel;

– Achternaam;

– Telefoonnummer;

– E-mailadres;

– Geboortedatum;

– Salarisgegevens;

– Kopie ID;

– BSN-nummer;

– Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door HET Ambtelijk Secretariaat opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

– Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

– Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;

– Het verzorgen van de (financiële) administratie;

– Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

HET Ambtelijk Secretariaat bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

– Alle personen die namens HET Ambtelijk Secretariaat van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de site of over de informatie die we over u verzamelen en hoe we die gebruiken, kunt u contact met ons opnemen via martijn@hetambtelijksecretariaat.nl.

Voor het laatst gewijzigd  op 16 april 2023