Waarom huur je een ambtelijk secretaris in (en mag dat zomaar)?

Je wilt invloed uitoefenen en je collega’s goed vertegenwoordigen. Je wilt weloverwogen adviezen geven. En je wilt een stevige gesprekspartner zijn voor het bestuur.

Maar in de praktijk ben je veel tijd kwijt aan organisatorisch OR-werk.

En heel eerlijk, soms is een vraagstuk zó complex dat je wel wat advies kunt gebruiken.

Heb je al eens aan een externe ambtelijk secretaris gedacht?

Een externe ambtelijk secretaris? Waarom?

Een ambtelijk secretaris leidt de medezeggenschap in goede banen. Hij bereidt de vergaderingen voor, hij zorgt voor de verslagen en je kunt erop vertrouwen dat de dossiers op orde zijn. 

Maar een ambtelijk secretaris doet meer dan organiseren: hij is de stabiele factor die de wetten en de regels kent, vakinhoudelijk adviseert en stuurt op de juiste procedures en processen.  

Dat is lastig als neventaak. Daarom kiezen veel organisaties voor een externe ambtelijk secretaris. Hij doet dezelfde functie voor verschillende organisaties. Daardoor heeft hij veel ervaring, kent hij de wet- en regelgeving op zijn duimpje en leidt hij ook complexe processen in goede banen. Hij is een professionele ondersteuning voor de ondernemingsraad

Mag ik zomaar een externe ambtelijk secretaris inhuren?

In een aantal gevallen wel. 

      • Als het voor een universiteit of hogeschool is (dat is geregeld in de Wet op Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek, artikel 9:48 lid 1 en artikel 10:39 lid 1).

      • Als het voor de cliëntenraad van een zorginstelling is (dat is geregeld in de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018).

      • Als er in de cao afspraken over zijn gemaakt.

      • Als de OR een convenant heeft gesloten met de bestuurder, waarin inhuur van ambtelijke ondersteuning is vastgelegd.

      • Als binnen het bedrijf onvoldoende kennis aanwezig is voor een specifieke situatie.

    Externe hulp bij onvoldoende kennis van specifieke situaties?

    Ja. Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), artikel 16, mag je in specifieke situaties tijdelijk een externe specialist inhuren. Bijvoorbeeld voor de oprichting van een nieuwe OR of de organisatie van OR-verkiezingen. Maar je hebt ook recht op een externe deskundige als je de OR wilt professionaliseren.

    Biedt de WOR nog meer mogelijkheden voor externe hulp?

    In de WOR staat het recht op ondersteuning door een ambtelijk secretaris nergens letterlijk beschreven. Wel geven verschillende artikelen aanknopingspunten die het toch mogelijk maken.

        • Artikel 14, lid 1 en 2. Hierin staat dat een OR in zijn reglement voorschriften opneemt ‘… omtrent de voorziening in het secretariaat’. Je kan een eigen lid als secretaris benoemen, maar de OR kan er ook voor kiezen om deze functie door een externe ambtelijk secretaris te laten doen.

        • Artikel 17, lid 1, gecombineerd met artikel 21. In artikel 17 staat dat de OR dezelfde faciliteiten tot zijn beschikking heeft als een bestuurder. Heeft de bestuurder een secretaris? Dan heeft de OR recht op een gelijke voorziening. In artikel 21 blijkt uit de zin ‘Indien de ondernemer aan de ondernemingsraad een secretaris heeft toegevoegd’ bovendien dat de wetgever een secretaris niet ongewoon vindt.

      Mijn bestuurder wil het niet. En nu?

      Wij adviseren je om het gesprek aan te gaan. De informatie in dit blog helpt je erbij. En vergeet niet om de voordelen van een externe ambtelijk secretaris te benadrukken, zoals:

          • Een optimaal secretarieel proces (de ambtelijke secretaris zorgt voor de praktische acties, de OR-leden richten zich op de inhoud).

          • Deskundiger advies van een professionelere OR (de ambtelijk secretaris kent de wet- en regelgeving als geen ander, en heeft veel ervaring).

          • OR-leden als gelijkwaardige gesprekspartners (de ambtelijk secretaris kan de OR-leden coachen en begeleiden).

          • Continuïteit bij OR-wisselingen en een goede overdracht (de ambtelijk secretaris is geen gekozen OR-lid en kan dus langer blijven dan de wettelijke OR-termijn).

          • Een actief betrokken achterban (en daardoor een groter draagvlak voor beslissingen).

        Hoe sterker de medezeggenschap, hoe beter medewerkers zich gehoord voelen. Hoe hoger de kwaliteit van de besluiten. En hoe gezonder de organisatie. Welke organisatie wil dat nou niet?  

        Gerelateerde berichten

        Als ambtelijk secretaris begeleid ik veel ondernemingsraden. De ene keer doet ik secretariële werkzaamheden, de andere keer geef ik training aan nieuwe OR leden. Van alle vragen die mij gesteld worden, heb ik de meestgestelde vragen in een blog verzameld. Is jouw vraag nog niet beantwoord? Maak een belafspraak en dan help ik je graag.
        ambtelijk secretaris
        Een fusie of een herstructurering van de organisatie, explosieve groei of misschien wel massa ontslag. Het zijn grote veranderingen die niet alleen impact hebben op de organisatie. Ze kunnen ook van invloed zijn op de rollen, verantwoordelijkheden en samenstelling van de ondernemingsraad. Dus staan jullie aan de vooravond van een grote verandering? Of hebben jullie net een traject achter de rug? Laat je dan in deze blog bijpraten over de consequenties voor de OR.
        ambtelijk secretaris
        Een ondernemingsraad (OR) kan zich laten ondersteunen door een ambtelijk secretaris zodat de OR-leden zich volledig op de inhoud kunnen richten.